Der Prozess

Hinweis zur Lesbarkeit

Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Handbuch ausschließlich die männliche Form verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten selbstverständlich gleichermaßen für alle Geschlechter.

1. Anziehungsphase

1.1 Zweck und Zielsetzung

Die Anziehungsphase umfasst alle Maßnahmen, mit denen potenzielle Bewerber auf das Unternehmen aufmerksam gemacht und Interesse an einer Zusammenarbeit geweckt werden. Sie beginnt bereits mit der internen Ermittlung eines Personalbedarfs und reicht über die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen bis hin zur ersten Kontaktaufnahme mit Bewerbern. Ziel ist es, den Recruiting-Prozess strukturiert, transparent und effizient zu gestalten, um qualifizierte Kandidaten für das Unternehmen zu gewinnen.

1.2 Prozessbeschreibung

Personalbedarf ermitteln

Ein Personalbedarf kann aus verschiedenen Gründen entstehen:

1. Kündigung eines Mitarbeiters
   (Meldung durch Fachbereichsleitung, Operations Management oder Bereichsleitung)
2. Organisatorische Veränderungen im Unternehmen
   (Meldung durch Geschäftsführung)
3. Neue Projekte oder Aufgaben, die bisher in der Organisationsstruktur noch nicht verankert waren (z.B. neuer Prüfprozess, neues IT-Projekt)
   (Meldung durch Geschäftsführung oder Bereichsleitung)
4. Steigende Bearbeitungszahlen durch Kundenaufträge oder Neukundengewinnung (Meldung durch Sales)

Sales Forecast

Zur frühzeitigen Erkennung von Personalbedarfen aufgrund steigender Auftragsvolumina wird ein Sales Forecast eingesetzt. Dieser enthält eine sechsmonatige Prognose der Beauftragungszahlen je Fachbereich und wird im monatlichen Sales-Meeting aktualisiert. 

zur Forecast-Datei (todo)

Das Personalwesen nutzt diese Daten im zweiwöchentlich stattfindenden Meeting, um mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen. Wird ein Personalbedarf festgestellt, so wird nach vorheriger Rücksprache mit der (Fach-)Bereichsleitung zum Thema Anforderungsprofil – eine Empfehlung an die Geschäftsführung ausgesprochen.

Die schriftliche Empfehlung an die Geschäftsführung enthält:

• Kurzbeschreibung der Situation (Grund für Personalbedarf)
• Initiator (z. B. IT-Leitung)
• Anzahl der zu besetzenden Positionen
• Zeitpunkt der geplanten Einstellung
• Anforderungsprofil(e)
• Zusammensetzung des Recruiting-Teams

Es existieren Anforderungsprofile für alle Positionen, die aktuell im Unternehmen vorhanden sind; ggf. wird eines dieser Anforderungsprofile vorgeschlagen oder – bei neuen Projekten/Aufgaben – wird ein Anforderungsprofil erarbeitet. Neue Anforderungsprofile sind der Marketingabteilung zu melden.

Anforderungsprofile

Nach schriftlicher Freigabe durch die Geschäftsführung an das Personalwesen (Teamassistenz) und den bedarfsmeldenden Bereich, leitet das Personalwesen die Anziehungsphase ein.

Stellenausschreibung

Die Teamassistenz ist dafür verantwortlich, dass

• die Erstellung der Stellenanzeige in Abstimmung mit der Marketingabteilung erfolgt,
• die Ausschreibungskanäle (Website, Social Media, Hochschulportale etc.) bekannt sind und die Bundesagentur für Arbeit benachrichtigt wird,
• die Dauer der Schaltung und Veröffentlichung bekannt sind,
• die Dokumentation aller Veröffentlichungen mit Screenshots, Datum und Kosten in einer Aktenablage erfolgt.

Ausschreibungen im Social-Media-Bereich werden ausschließlich von der Marketingabteilung veröffentlicht.

• Personal ?!
  • Ordner Stellenausschreibungen [Link zum SharePoint Ordner]
    • Unterordner gesuchte Position (z.B. kfm. Mitarbeiter 04/2025)
    • Screenshot Anzeige
    • Yourfirm-Anzeige
    • Website
    • Social-Media-Veröffentlichung
    • Uni-Portal-Veröffentlichung

Beispiel-Stellenanzeige LinkedIn (erste Slide)

2. Auswahlphase

2.1 Zweck und Zielsetzung

Die Auswahlphase dient der strukturierten Bewertung aller Bewerber, um eine fundierte und transparente Entscheidung über ihre fachliche und persönliche Eignung zu treffen. Ziel ist es, die besten Kandidaten aus der Bewerbergruppe zu identifizieren und für den weiteren Prozess vorzusehen.

2.2 Bewerbungen erfassen und prüfen

Alle eingehenden Bewerbungen werden durch die Teamassistenz in HeavenHR erfasst und einer formalen Grundprüfung unterzogen. Bei Bewerbungen durch Empfehlung eines Mitarbeiters wird von der Teamassistenz ein entsprechender Hinweis in den Beurteilungsnotizen hinzugefügt. Alle Bewerber erhalten eine Empfangsbestätigung ihrer Bewerbung per E-Mail innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Bewerbungseingang.

Prüfung der Unterlagen auf:

Nach der Prüfung dieser Kriterien werden die Bewerbungen, die die oben genannten Kriterien erfüllen, in HeavenHR in die Kategorie „Bewerbungen“ verschoben.

Unvollständige Bewerbungen werden zunächst zurückgestellt. Die Teamassistenz weist den Bewerber per E-Mail auf die fehlenden Unterlagen hin und bittet um Nachreichung. Erfolgt innerhalb von zwei Wochen keine Rückmeldung, erhält der Bewerber eine Absage per Mail.

Bewerbungen mit kleineren Mängeln (z. B. schwächerer Gesamteindruck oder unklarer Lebenslauf) werden mit einer Beurteilungsnotiz in HeavenHR versehen und anschließend ebenfalls in „Bewerbungen“ verschoben. Bewerbungen mit gravierenden Mängeln führen zu einer Absage durch die Teamassistenz; der Bewerber wird in „Abgelehnt“ verschoben.

Bewerbungen von Kandidaten mit einem Behinderungsgrad sind immer von der Teamassistenz zu kennzeichnen und dem Recruiting-Team zu melden. Die weitere Vorgehensweise mit diesen Bewerbungen wir im Recruiting-Team besprochen. Ablehnungen dieser Bewerber sind ausführlich zu begründen/zu dokumentieren.

2.3 Bewertung der Eignung der Kandidaten

Sollte es während der Auswahlphase zu längeren Wartezeiten (mehr als 15 Arbeitstage) kommen, informiert die Teamassistenz die Bewerber per Status-Update-Mail. In dieser Phase werden die Unterlagen der Bewerber inhaltlich geprüft und ihre fachliche Eignung bewertet.

Die Fachabteilung bzw. das Recruiting-Team prüft die Unterlagen anhand des zuvor definierten Anforderungsprofils. Muss-Kriterien (z. B. Berufserfahrung, Abschlüsse, Softwarekenntnisse) sind zwingend erforderlich, Kann-Kriterien (z. B. Zusatzqualifikationen) werden als Pluspunkte gewertet.

Ein Muss-Kriterium ist stets die sprachliche Eignung: erwartet wird Sprachlevel C bzw. Muttersprache in mündlicher und schriftlicher Form, da ausschließlich im deutschen Markt gearbeitet wird.

Zur Vergleichbarkeit wird ein Schulnotensystem verwendet. Jedes Mitglied des Recruiting-Teams vergibt eigenständig Noten; anschließend wird der Durchschnitt ermittelt und in einer Beurteilungsnotiz in HeavenHR dokumentiert.

Kategorisierung der Kandidaten:

• A-Kandidaten: Note 1 – 1,5 → bevorzugt eingeladen
• B-Kandidaten: Note 1,6 – 3,0 → nachrückend
• C-Kandidaten: Note 3,1 – 6,0 → Absage

A- und B-Kandidaten werden von der Teamassistenz in die Kategorie „Screening“ verschoben. Bei Einladungen zum Telefoninterview und Absagen an C-Kandidaten unterstützt die Teamassistenz die Fachabteilung.

Reagiert ein Bewerber nicht auf die Einladung zum Telefoninterview, wird nach einer Woche ein Reminder per E-Mail versendet. Erfolgt weiterhin keine Rückmeldung, gilt dies als Rücktritt, und die Teamassistenz sendet eine abschließende E-Mail. Die Unterlagen werden dann in „Abgelehnt“ bzw. „Zurückgezogen“ verschoben.

2.4 Telefoninterview „Screening“

Nach Zusage des Bewerbers folgt die Terminbestätigung. Das Screening findet als Telefoninterview/Teams-Call zum vereinbarten Zeitpunkt statt. Ziel ist es, offene Fragen aus den Bewerbungsunterlagen zu klären und einen ersten Eindruck von Motivation und Persönlichkeit zu gewinnen. Das Gespräch wird von der Fachabteilung geführt.

Leitfragen

Die Gespräche werden in Stichpunkten in den Beurteilungsnotizen in HeavenHR dokumentiert und mit einer Sterne-Bewertung abgeschlossen.

Kandidaten mit vier oder mehr Sternen werden zu persönlichen Interviews eingeladen (Kategorie „Interview“). Bei weniger als vier Sternen entscheidet die Fachabteilung, ob dennoch ein Interview stattfinden soll. In diesem Fall wird eine Empfehlung als Beurteilungsnotiz in HeavenHR hinterlegt.

2.5 Bewerbungsgespräch „Interview“

Nach Verschiebung der Unterlagen stimmt die Teamassistenz den Termin mit dem Recruiting-Team der Fachabteilung ab. Interviews werden immer von mindestens zwei Vertretern der Fachabteilung geführt, um unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen.

Die Teamassistenz versendet anschließend die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Reagiert der Bewerber nach einer Woche nicht, wird ein Reminder Reminder per E-Mail versendet. Bleibt auch dieser unbeantwortet, gilt dies als Rücktritt, und die Teamassistenz verschiebt die Unterlagen in „Abgelehnt“ bzw. „Zurückgezogen“.

Nach Zusage versendet die Teamassistenz eine Terminbestätigung an den Bewerber (CC: Fachabteilung). Greift das Thema „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“, wird zusätzlich die Marketingabteilung informiert.

Im Interview geht es neben der fachlichen Eignung auch um die persönliche Passung ins Team. Unzulässige Fragen, die gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen, sind strikt untersagt.

Tipps für das Gespräch

• Einstieg mit Smalltalk zur Auflockerung
• Vorstellung der Gesprächspartner
• Kurzvorstellung des Unternehmens und der ausgeschriebenen Position im Unternehmen
• Gelegenheit für den Bewerber, Fragen zu stellen und sich ausführlicher vorzustellen
• Fachliche und persönliche Fragen (z. B. zu Lücken im Lebenslauf, Wechselmotiven, Zukunftsplänen, Weiterbildungsbereitschaft)
• Einschätzung der Persönlichkeit
• Abschluss mit Darstellung des weiteren Ablaufs

2.6 Probearbeiten

Als Ergänzung können Vorstellungsrunden mit dem künftigen Team oder Probearbeitstage organisiert werden, um sich gegenseitig besser kennenzulernen. Nach Abschluss der Gespräche oder nach einem Probearbeitstag hält die Fachabteilung die wichtigsten Eindrücke schriftlich fest.

• Vorstellungsrunde mit den zukünftigen Kollegen: Diese können dem Bewerber Fragen stellen, sich mit ihm unterhalten und den zukünftigen Arbeitsplatz zeigen. So erfahren wir direkt, ob es im zwischenmenschlichen Bereich passt und ob sich der Kandidat ins Team einfügen könnte.
• Probearbeitstag: Der Kandidat kann für einen halben oder ganzen Tag zur Probe arbeiten. So erhält er die einmalige Chance, den Arbeitsplatz kennenzulernen und falsche Erwartungen zu beseitigen, und wir erhalten erste Einblicke in seine Arbeitsweise und Auffassungsgabe.

Erlaubte und verbotene Fragen im Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch ist spätestens seit Einführung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes, kurz AGG, deutlich schwieriger geworden. Seither haben Arbeitnehmer haftungsrechtliche Ansprüche bei Fragestellungen, die gegen das AGG verstoßen und somit eine Diskriminierung bewirken können. Das Ziel, das Arbeitgeber und Bewerber verfolgen, könnte unterschiedlicher nicht sein. Der Arbeitgeber scheut sich vor der Einstellung einer Person, die er nicht genau einschätzen kann. Deshalb versucht er so viel wie möglich über sie herauszufinden. Der Arbeitnehmer dagegen will natürlich keine negativen Ereignisse in seinem Leben aufdecken.

• Diese Fragen sind immer verboten: Die Frage nach der Schwangerschaft ist ausnahmslos unzulässig, ebenso wie die Frage nach Wehr- oder Ersatzdienst. Diese stellen jeweils eine Diskriminierung nach dem Geschlecht dar. Generell verboten sind Fragen nach der Zugehörigkeit einer Gewerkschaft oder einer politischen Partei, nach der Rasse oder der ethnischen Herkunft.
• Diese Fragen sind manchmal erlaubt: Eine Frage nach der sexuellen Identität ist nur bei Kirchen und Religionsgemeinschaften zulässig, in allen anderen Bereichen ist sie verboten. Gleiches gilt für die Frage nach Religionszugehörigkeit und Glauben. Nach bestehenden Krankheiten, insbesondere ansteckenden Krankheiten oder gar AIDS, darf nur in Gesundheitsberufen gefragt werden, sofern sich die Krankheit auf die Arbeit auswirken kann. Die Frage nach einer einstigen Stasi-Tätigkeit ist nur dann erlaubt, wenn eine Einstellung im öffentlichen Dienst, in einer höheren Hierarchieebene geplant ist. Fragen nach den Vermögensverhältnissen sind bei Bankangestellten erlaubt, Fragen nach Vorstrafen nur, wenn diese auf den Beruf Auswirkungen hätten. Die Frage nach einer Schwerbehinderung kann erlaubt sein, wenn dies bereits in der Stellenausschreibung angekündigt wurde, etwa mit der Information, dass behinderte Bewerber eingestellt werden sollen, um die entsprechende Quote im Betrieb zu erhöhen.

3. Entscheidungsphase

3.1 Zweck und Zielsetzung

Die Entscheidungsphase stellt sicher, dass nach Abschluss der Auswahlgespräche eine fundierte, faire und zügige Entscheidung über die Besetzung der ausgeschriebenen Position getroffen wird. Ziel ist es, die Erkenntnisse aus Unterlagenprüfung, Screening und Interviews zu einem klaren Votum zusammenzuführen, Verantwortlichkeiten transparent zu halten und die Kommunikation gegenüber den Kandidaten wertschätzend und konsistent zu gestalten.

3.2 Entscheidung

Nach Abschluss aller Vorstellungsgespräche – gegebenenfalls auch einer zweiten Runde zur Klärung von Detailfragen (z. B. Arbeitszeiten oder Vergütung) – erfolgt die finale Entscheidung durch die (Fach-)Bereichsleitung. Die Entscheidung basiert auf den fachlichen Ergebnissen der Gespräche sowie auf der persönlichen Einschätzung. Auch sehr sympathische Bewerber mit kleineren fachlichen Schwächen können die richtige Wahl sein, wenn sie gut ins Team passen. Fehlende Kenntnisse können durch gezielte Weiterbildung ausgeglichen werden.

Entscheidet sich die Fachabteilung dafür, einem Kandidaten ein Angebot zu machen, gibt sie eine Empfehlung an die Geschäftsführung, und der Kandidat wird in HeavenHR in die Kategorie „Angebot“ verschoben. Wird kein Angebot unterbreitet, versendet die Teamassistenz eine Absage-Mail. Auch bei einem Rücktritt des Bewerbers nach dem Gespräch wird eine abschließende E-Mail durch die Teamassistenz versendet.

3.3 Angebot/Arbeitsvertrag

Die finale Entscheidung über eine Einstellung liegt bei der Geschäftsführung. In Ausnahmefällen – insbesondere bei A-Kandidaten, bei denen eine schnelle Entscheidung erforderlich ist – kann bereits im Interview eine mündliche Zusage erfolgen. Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, erstellt die personalverantwortliche Person aus dem Personalwesen den Arbeitsvertrag und übermittelt ihn per E-Mail an den Bewerber.

3.3.1 Absage durch Bewerber

Wird der Vertrag nicht unterzeichnet, so nimmt eine Person aus dem Fachbereich, die im Auswahlprozess eine führende Rolle innehatte, nochmals Kontakt mit dem Bewerber auf um die Gründe für seine Absage in Erfahrung zu bringen. Es wird ein Zusammenfassung des Gesprächs in Heaven HR hinterlegt. Final sendet die Teamassistenz eine abschließende E-Mail aufgrund des Bewerberrücktritts. Sollte es kurzfristig zu einem Rücktritt nach Vertragsunterzeichnung kommen, so ist auch hier eine abschließende E-Mail zu versenden.

3.3.2 Zusage des Bewerbers

Nach Unterzeichnung des Vertrags durch den Bewerber bestätigt die personalverantwortliche Person den Eingang des Vertrags schriftlich. Der Vertrag wird im Mitarbeiterprofil in HeavenHR im Bereich „Dokumente“ hochgeladen und der Bewerber in die Kategorie „Eingestellt“ verschoben.

Anmerkung

Nach der Verschiebung in „Eingestellt“ erfolgt eine automatische Abfrage der Mitarbeiterstammdaten. Nach deren Vervollständigung wird der neue Kollege im System als (zukünftiger) Mitarbeiter gekennzeichnet. Das Recruiting-Team wird automatisch über die Einstellung informiert. Anschließend sendet die personalverantwortliche Person den Arbeitsvertrag an das Lohnsteuerbüro.

3.3.3 Umgang mit weiteren Bewerbern nach Besetzung der ausgeschriebenen Position

Nach der Einstellung stimmt die Teamassistenz mit der personalverantwortlichen Person ab, was mit den weiteren Bewerbungen geschehen soll. Bei interessanten Kandidaten fragt die Teamassistenz nach, ob die Bewerbung gespeichert werden darf um in Folgeprozessen den Kandidaten nochmals anzusprechen.

Alle nicht berücksichtigten Bewerber erhalten zeitnah eine wertschätzende Absage. Hierfür sind die jeweils passenden Vorlagen zu verwenden (z. B. „Absage nach Telefoninterview“ oder „Absage nach Bewerbungsgespräch“). Transparenz und Fairness sind in dieser Phase besonders wichtig, da Bewerber auch nach einer Absage als Botschafter des Unternehmens wirken können. Abschließend werden alle Bewerbungen in HeavenHR in die Kategorien „Abgelehnt“ oder „Zurückgezogen“ eingeordnet.

4. Preboarding

4.1 Zweck und Zielsetzung

Das Preboarding umfasst alle vorbereitenden Maßnahmen zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Ziel ist es, dem neuen Mitarbeiter ein positives Willkommen zu bereiten, notwendige Formalitäten rechtzeitig zu erledigen und einen reibungslosen Start sicherzustellen.

4.2 Willkommenspaket

Ein zentraler Bestandteil des Preboardings ist das Willkommenspaket, das die Teamassistenz nach Vertragsunterzeichnung per Post versendet. Es enthält ein Begrüßungsschreiben sowie kleine Aufmerksamkeiten, die die Vorfreude auf den Start verstärken und als „Notfallausstattung“ am Arbeitsplatz dienen. Der Versand aller Willkommenspakete wird dokumentiert (mit Versanddatum und Adresse) und von der Teamassistenz in einer Versandliste abgelegt.

4.3 Einholen weiterer Informationen

Parallel dazu erhält der neue Mitarbeiter von der Teamassistenz per E-Mail einen Personalfragebogen sowie ein Formular zur Pflegeversicherungsreduktion (sofern unterhaltspflichtige Kinder im Haushalt leben). Er wird gebeten, notwendige Nachweise – z. B. Krankenversicherung, Kinderfreibeträge, Führerschein, BAV-Vertrag, Aufenthaltsgenehmigung oder Behindertenausweis – einzureichen und in HeavenHR hochzuladen. Das Personalwesen prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit bis spätestens eine Woche vor Arbeitsbeginn. Sollten bis dahin noch Dokumente fehlen, versendet die Teamassistenz einen Reminder per E-Mail. Bei Rückfragen zu Vertragsinhalten oder Aufgabenbeschreibungen unterstützt das Personalwesen den Mitarbeiter.

4.4 Vorbereitung des Arbeitsbeginns

Die personalverantwortliche Person informiert die Teamassistenz über die Abteilungs- und Kostenstellenzuordnung des neuen Mitarbeiters. Anschließend wird das Teamchart aktualisiert und der Teamassistenz zur Veröffentlichung im Blog zur Verfügung gestellt.

Die Personalunterlagen (z. B. Personalfragebogen, Arbeitsvertrag sowie weitere Unterlagen/siehe 4.3) werden an das Steuerbüro Görgen & Partner zur Anmeldung bei Finanzamt, Krankenversicherung und Berufsgenossenschaft per TLS-verschlüsselter E-Mail übermittelt. Im gleichen Zug wird der Mitarbeiter bei DATEV Mitarbeiter online angemeldet. Innerhalb von zwei bis vier Wochen erhält er zwei Registrierungsbriefe per Post.

Drei Tage vor dem ersten Arbeitstag stimmt sich die Teamassistenz mit dem Vorgesetzten ab. Dabei wird festgelegt:

• wer den neuen Mitarbeiter in Empfang nimmt
• wer als Mentor fungiert
• und welche organisatorischen Details zu beachten sind.

Für Mitarbeiter am Standort Monheim erstellt die Teamassistenz zusätzlich ein LIZ-Konto, über das der neue Mitarbeiter seine Arbeitsplatzreservierungen vornehmen kann.

Parallel zu diesen Aufgaben muss die Teamassistenz folgende Abteilungen über den neuen Mitarbeiter informieren:

• IT (benötigtes Equipment)
• PM
• Rechnungswesen (Kostenstellenzuordnung)

Infos an pit@logicheck.de
Vorname, Nachname, Position/Arbeitsbereich, Signaturen festlegen, benötigte Zugänge/Berechtigungen

To-Dos IT

• Equipment organisieren und in HeavenHR hinterlegen
• Zugangsberechtigungen erstellen
• Ggf. Lizenzen kaufen
• Accounts/Nutzer anlegen (E-Mail / Telefonnummer / MS Office)
• Signatur anlegen

Alle vergebenen Signaturen werden von der Teamassistenz in einer Gesamtliste [Link Vorlage] gepflegt. Änderungen an bestehenden Signaturen dürfen nur von der Geschäftsführung veranlasst werden. Bei der Neuvergabe von Signaturen spricht sich die Teamassistenz ggf. mit dem Personalverantwortlichen ab.

Infos an rechnungswesen@logicheck.de
Vorname, Nachname, Gesellschaft, Kostenstelle

To-Dos Rechnungswesen

• Hinterlegung im System (Excel: Kostenstellenzuordnung Mitarbeiter)

5. Onboarding

5.1 Zweck und Zielsetzung

Das Onboarding umfasst alle Maßnahmen, die neuen Mitarbeitern den Start bei LOGICHECK erleichtern und ihre Integration ins Team fördern. Ziel ist es, innerhalb der ersten Tage, Wochen und Monate eine strukturierte Einarbeitung sicherzustellen, die Unternehmenskultur zu vermitteln und frühzeitig Bindung aufzubauen. LOGICHECK unterscheidet zwei aufeinander aufbauende Phasen: Orientierungsphase und Integrationsphase.

Orientierungsphase

Die Orientierungsphase beschreibt die ersten Tage bis drei Monate nach Eintritt. Ziel ist es, den neuen Mitarbeiter mit den grundlegenden Strukturen, Abläufen und Erwartungen vertraut zu machen. Am Ende dieser Phase soll er wissen, wie LOGICHECK funktioniert, wo er Informationen findet und an wen er sich mit Fragen wenden kann.

Integrationsphase

Die Integrationsphase folgt auf die Orientierung und geht tiefer. Sie umfasst die vollständige Eingliederung in Aufgaben, Team und Unternehmenskultur. Sie dauert in der Regel bis zum Ende der Probezeit (ca. sechs Monate). Am Ende dieser Phase soll der Mitarbeiter fachlich eingearbeitet sein und sich emotional als Teil von LOGICHECK fühlen – mit einem klaren Verständnis seiner Rolle und Perspektive im Unternehmen.

Mentor

Ein wesentliches Element des Onboardings ist das Mentoring. Jedem neuen Mitarbeiter wird ein Mentor an die Seite gestellt – bewusst nicht aus der Führungsebene, sondern aus dem Kollegenkreis. Der Mentor begleitet den neuen Kollegen in den ersten Wochen, beantwortet Fragen, gibt Tipps und vermittelt Sicherheit.

Die Gespräche zwischen Mentor und Mentee finden in der ersten Woche täglich statt, danach in regelmäßigen Abständen. Dabei geht es sowohl um fachliche Themen als auch um soziale Integration. Der Mentor öffnet Türen zu informellen Netzwerken und hilft, die Unternehmenskultur zu verstehen. Er berichtet regelmäßig an die Fachbereichsleitung über den Fortschritt der Einarbeitung, um mögliche Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen.

5.2 Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag steht das Willkommen im Mittelpunkt. Die Teamassistenz veröffentlicht einen Willkommensbeitrag (Vorlage) im Blog. Der neue Mitarbeiter wird persönlich von seinem Mentor in Empfang genommen – oder, falls dieser verhindert ist, vom direkten Vorgesetzten. Bereits zu Beginn wird der Ablauf des Tages erklärt, um von Anfang an Struktur und Orientierung zu bieten.

Ablauf

1. Rundgang (Mentor, in Vertretung Vorgesetzter)

• Gemeinsamer Rundgang durch die Räumlichkeiten.
• Vorstellung von Arbeitsplätzen, Küche, Garderobe, Schließfächern usw.
• Übergabe des Onboarding-Körbchens mit personalisiertem Band für die Wasserflasche.
• Erklärung zentraler Prinzipien wie 3/2-Arbeitsmodell, Arbeitsplatzbuchungssystem und Clean-Desk-Policy.

2. Formalitäten (Teamassistenz)

• Übergabe von Notebook, Bildschirmen und RFID-Chip (HOL | PPS | SMU) sowie die Unterzeichnung von Dokumenten, die diese Übergaben regeln.
• Unterzeichnung der Dokumente zu den Übergaben. Erklärung zum mobilen Arbeiten (HOL | PPS | SMU), Fotoveröffentlichung, Blog-Beiträgen (z. B. Geburtstagsgrüße).
• Erstellung eines internen Fotos und Organisation der Büroausstattung.

3. Kennenlernen des eigenen Teams (Vorgesetzter)

Informelles Kennenlernen in lockerer Atmosphäre, z. B. bei einer gemeinsamen Pause.
Ziel: Hemmschwellen abbauen und Nähe schaffen.

4. Teamstruktur und Einarbeitungsplan (Vorgesetzter)

• Vorstellung des Teamcharts, Erklärung der Struktur von LOGICHECK.
• Besprechung des individuellen Einarbeitungsplans und der Abläufe der kommenden Tage (Arbeitszeiten, Pausen, erste Aufgaben).

5. Einführung in ganisatorische Systeme (Teamassistenz)

• Einführung in HeavenHR und LIZ (Zeiterfassung, Fehlzeiten, Urlaubsanträge).
• Vorstellung des internen Blogs als zentrale Kommunikationsplattform (ca. 60 Minuten).
• Erklärung, wie Informationen gefunden, Beiträge erstellt und Vorlagen (z. B. LinkedIn-Banner) genutzt werden können.

So endet der erste Arbeitstag strukturiert, informativ und mit einem positiven Gesamteindruck.

5.3 Die erste Arbeitswoche

Die erste Woche ist geprägt von Orientierung und Austausch. Der Mentor führt täglich kurze Gespräche mit dem neuen Mitarbeiter, um Fragen zu klären, Eindrücke zu besprechen und Tipps zu geben. Ein zentraler Bestandteil ist der Einarbeitungsplan, der schrittweise aufgebaut ist:

1. Abteilungsplan

Bereits im Preboarding erhält der Mitarbeiter den Einarbeitungsplan für die ersten zwei Wochen in seiner Abteilung. Beispiel: Ein Kollege in der Abteilung Feuerwehr (Operations) konzentriert sich zunächst auf die Prozesse seiner Einheit.

2. Bereichsplan

Anschließend folgt ein Bereichsplan, der den gesamten Unternehmensbereich (Operations oder Administration) abbildet. So lernt der Mitarbeiter auch Schnittstellen und Verantwortlichkeiten außerhalb seines direkten Umfelds kennen.

3. Unternehmensüberblick

Zum Abschluss erhält der Mitarbeiter Einblicke in den jeweils anderen Hauptbereich. Ziel ist ein ganzheitliches Verständnis der Unternehmensstruktur und -prozesse. Diese schrittweise Einarbeitung fördert sowohl Fachkompetenz als auch bereichsübergreifendes Denken.

Am Ende der ersten Woche findet ein Reflexionsgespräch mit dem Vorgesetzten statt. Darin werden Erfahrungen, offene Fragen und Verbesserungsvorschläge besprochen. Das zeigt, dass Feedback von Beginn an erwünscht ist.

5.4 Die Probezeit

Die Probezeit ist bei LOGICHECK klar strukturiert. Alle vier Wochen findet ein Feedbackgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter statt (Dauer: 45–60 Minuten). Dabei stehen folgende Fragen im Mittelpunkt:

• Wie wird der Aufgabenbereich bisher bewältigt?
• Welche Fortschritte zeigt der Mitarbeiter?
• Welche Kenntnisse müssen noch vertieft werden?
• Welche Ziele sollen in den nächsten vier Wochen erreicht werden?

Die Ergebnisse werden in einem Protokoll dokumentiert (Vorlage todo) und in die Personalakte aufgenommen.

Vorzeitige Beendigung der Probezeit

Es gibt zwei mögliche Szenarien:

b) Keine Übernahme in ein festes Arbeitsverhältnis

Wenn der Mitarbeiter nicht dauerhaft zu LOGICHECK passt, erstellt der Vorgesetzte eine schriftliche Begründung (fachliche Ergebnisse, Verhalten). Die Geschäftsführung entscheidet über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der Probezeit.

Das Kündigungsschreiben wird vom Personalwesen erstellt, vom Vorgesetzten übergeben und ans Lohnbüro weitergeleitet.

Auch hier erfolgt ein Blogbeitrag zur internen Information (Vorlage).

6. Bindungsphase

6.1 Zweck und Zielsetzung

Die Bindungsphase umfasst alle Maßnahmen, die nach der erfolgreichen Einarbeitung dazu beitragen, Mitarbeiter langfristig an LOGICHECK zu binden. Ziel ist es, Fluktuation zu vermeiden, Motivation und Leistungsbereitschaft zu fördern und eine wertschätzende Unternehmenskultur erlebbar zu machen.

Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital des Unternehmens. LOGICHECK setzt daher auf eine offene Kommunikation, transparente Prozesse, Entwicklungsmöglichkeiten und attraktive Benefits, um langfristige Zusammenarbeit zu sichern.

6.2 Arbeitsumfeld und Kultur

LOGICHECK lebt eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur. Grundlage bildet der Code of Conduct, der jedem Mitarbeiter beim Eintritt vorgestellt wird und jederzeit im Blog zugänglich ist. Er beschreibt die Werte und Verhaltensgrundsätze, an denen sich jeder orientieren soll.

Ein wesentlicher Bestandteil der Kultur ist eine transparente interne Kommunikation, die alle Mitarbeiter gleichermaßen erreicht. Wichtige Informationen – etwa zu Meetingstrukturen, Beschwerdemanagement oder internen Abläufen – sind im Blog hinterlegt und werden regelmäßig kommuniziert. So ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu allen relevanten Informationen hat.

6.3 Benefits

LOGICHECK bietet ein breites Portfolio an Benefits, die über die Probezeit hinaus gelten und einen wichtigen Beitrag zur Mitarbeiterbindung leisten.

JobRad

Anmeldung und Ablauf

Nach Ende der Probezeit erhält der Mitarbeiter von der Teamassistenz eine Einladung zur Registrierung im JobRad-Portal. Die Teamassistenz koordiniert die Anmeldungen und verwaltet alle Vorgänge zentral.

Leasingprozess

Kauft der Mitarbeiter ein Fahrrad über einen autorisierten JobRad-Händler, wird der Antrag über die Teamassistenz und das Fuhrparkmanagement zur Freigabe weitergeleitet. Nach Freigabe wird der Leasingvertrag im JobRad-Portal abgeschlossen. Alle relevanten Unterlagen stehen dort zum Download bereit.

Überlassung und Abwicklung

Nach Übernahme des Fahrrads erstellt das Portal den Überlassungsvertrag. Die Teamassistenz leitet diesen an das Lohnbüro zur steuerlichen Erfassung weiter.

Ende der Leasingdauer

Nach Ablauf kann der Mitarbeiter das Fahrrad gegen Zahlung des Restbetrags übernehmen. Die Teamassistenz dokumentiert den Vorgang und schließt den Fall ab.

Betriebliche Krankenversicherung (bKV)

Ablauf der Anmeldung

Nach Abschluss der Probezeit personalverantwortliche Person die Teamassistenz über den neuen Anspruch. Diese meldet den Mitarbeiter per E-Mail bei der Gothaer an.

Benötigte Daten

• Vor- und Nachname
• Wohnadresse
• Geburtsdatum
• Kollektivvertragsnummer
• Eintrittsdatum der Versicherung

Nach erfolgreicher Anmeldung erhält der Mitarbeiter

• eine Mitgliedskarte,
• eine Übersicht über alle versicherten Leistungen und
• und Informationen zur Abwicklung von Leistungsfällen.

Leistungen

Die bKV bietet Zuschüsse für Sehhilfen, Vorsorgeuntersuchungen oder alternative Heilmethoden, die von der gesetzlichen Versicherung nicht abgedeckt sind.

Kommunikation

Alle Informationen sind im Blog abrufbar.

Kündigung im Austrittsfall

Beim Austritt informiert informiert die Teamassistenz die Gothaer über das Austrittsdatum. Mitarbeiter können ihre Versicherung anschließend privat fortführen.

Betriebliche Altersvorsorge (bAV)

Anmeldung und Ablauf

Nach Abschluss der Probezeit informiert die personalverantwortliche Person die Teamassistenz, dass ein Angebot unterbreitet werden kann. Der Mitarbeiter füllt das Formular „Angebot bAV“ aus und dokumentiert sein Interesse.

Beratung

Bei Interesse wird ein Beratungsgespräch mit dem Gothaer-Ansprechpartner durchgeführt. Nach dem Gespräch entscheidet der Mitarbeiter über die Teilnahme.

Abwicklung

Die Teamassistenz übermittelt die Unterlagen an das Lohnbüro. Alle Verträge und Änderungen werden DSGVO-konform abgelegt.

Austritt

Beim Austritt wird der Vertrag bei der Gothaer abgemeldet. Der Mitarbeiter kann ihn privat fortführen oder beitragsfrei stellen.

Weitere Benefits

• Corporate Benefits: Zugang zu Online-Rabatten über Registrierungscode im Blog.
• Schlemmerblock-Gutscheinbuch: Rabattcode im Blog verfügbar.
• Verpflegung im Büro: Wasser, Kaffee, Tee, Obst und Müsli kostenlos.

Gemeinschaft und Events

Gemeinschaft und Zusammenhalt sind zentrale Bestandteile der LOGICHECK-Kultur. Regelmäßige Veranstaltungen fördern Austausch, Motivation und Teamgeist.

Mitarbeiterfrühstück

Einmal im Monat organisiert die Teamassistenz ein Frühstück mit wechselnden Themen. Ankündigung, Anmeldung und Durchführung erfolgen über den Blog.

Sommer- und Weihnachtsfest

Feste Bestandteile im Jahreskalender. Die Teamassistenz organisiert Planung, Location, Catering und Rahmenprogramm in Abstimmung mit der Geschäftsführung.

6.4 Entwicklungsmöglichkeiten

LOGICHECK fördert die persönliche und fachliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter als zentralen Bestandteil der Mitarbeiterbindung.

Jährliche Mitarbeitergespräche

Sie finden im ersten Quartal statt und dienen dem Feedback, der Zielvereinbarung und der Planung individueller Entwicklungsschritte. Die Ergebnisse werden dokumentiert und in die Personalakte aufgenommen.

Individuelle Entwicklungspläne

Auf Grundlage der Mitarbeitergespräche werden Ziele festgelegt, die halbjährlich überprüft werden.

Weiterbildungsmaßnahmen

LOGICHECK bietet interne Schulungen, externe Seminare und Workshops an. Mitarbeiter können selbst Vorschläge einreichen. Budgets werden durch die Teamassistenz verwaltet, Freigaben erfolgen durch Operations Management oder Geschäftsführung.

Mentoring

Erfahrene Kollegen übernehmen die fachliche Begleitung neuer Mitarbeiter. Ziele, Fortschritte und Ergebnisse werden dokumentiert und regelmäßig besprochen.

6.5 Anerkennung und Wertschätzung

Betriebsjubiläen

Mitarbeiter, die LOGICHECK über viele Jahre treu bleiben, erhalten eine Jubiläumsprämie:.

• Nach 10 Jahren: 50 % des letzten Bruttogehalts
• Nach 20 Jahren: 100 %
• Nach 30 Jahren: 150 %

Das Personalwesen erstellt ein Schreiben, übermittelt es an den Vorgesetzten, der Vorgesetzte überreicht persönlich das Schreiben. Das Schreiben wird vom Personalwesen an das Lohnbüro zur Berücksichtigung bei der nächsten anstehenden Lohnabrechnung übermittelt.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Empfiehlt ein Mitarbeiter einen Kandidaten, wird dieser erfasst und geprüft. Kommt es zu einem Vorstellungsgespräch, spendet LOGICHECK 50 Euro an den NABU. Wird der Kandidat eingestellt, erhält der Empfehlende eine Prämie von 500 Euro nach erfolgreich bestandener Probezeit. Das Personalwesen informiert das Lohnbüro per E-Mail über die Ausschüttung der Prämie an den „Empfehler“.

Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen

Bei besonderen Ereignissen (z. B. Hochzeit) unterbreitet die Teamassistenz der Geschäftsführung mehrere Geschenkvorschläge im Wert von 50 € bis zu 75 Euro. Nach Auswahl bestellt die Teamassistenz das Geschenk, und die Geschäftsführung überreicht es persönlich.

6.6 Gesundheit und Wohlbefinden

LOGICHECK verpflichtet sich zu einem gesunden Arbeitsumfeld und unterstützt Mitarbeiter aktiv in ihrem Wohlbefinden.

Ergonomische Arbeitsplätze

Im Blog stehen Anleitungen zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung bereit. Vorschläge der Mitarbeiter zu Optimierungen oder zusätzlicher Ausstattung werden vom Personalwesen geprüft; sich daraus ergebende Bestellungen für zusätzliche Ausstattung werden von der Team Assistenz veranlasst und dokumentiert.

Gesundheitstage

Zweimal jährlich werden Gesundheitstage zu Themen wie Ernährung, Stressmanagement oder Bewegung angeboten. Die Teamassistenz organisiert diese in Abstimmung mit der Geschäftsführung.

Sportliche Aktivitäten

LOGICHECK nimmt regelmäßig am Gänseliesellauf teil. Die Teamassistenz übernimmt die Organisation, Anmeldung und Nachbereitung. Gewinner werden beim Sommerfest ausgezeichnet. Diese Maßnahmen fördern Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Teamgeist gleichermaßen.

7. Offboarding

7.1 Zweck und Zielsetzung

Das Offboarding umfasst alle Schritte, die bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses notwendig sind. Ziel ist es, den Austritt strukturiert, wertschätzend und rechtssicher zu gestalten. Neben der Rückgabe von Firmeneigentum und der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben steht die positive Verabschiedung im Vordergrund, um ein gutes Verhältnis auch über das Arbeitsende hinaus zu wahren.

7.2 Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Kündigung durch den Mitarbeiter

Reicht ein Mitarbeiter eine schriftliche Kündigung ein, führt der direkte Vorgesetzte zunächst ein persönliches Gespräch, um die Beweggründe zu verstehen und mögliche Verbesserungsimpulse aufzunehmen. Das Gespräch wird in einem kurzen Protokoll dokumentiert und zusammen mit der Kündigung an das Personalwesen weitergeleitet.

Anschließend erfolgen folgende Schritte:

• Schriftliche Bestätigung der Kündigung durch das Personalwesen (inklusive Information zu Resturlaub und Überstunden)
• Weitergabe der Daten an das Lohnbüro
• Erstellung eines Arbeitszeugnisses durch den Vorgesetzten
• Freigabe des Zeugnisses durch die Geschäftsführung
• Übergabe des Zeugnisses am letzten Arbeitstag oder innerhalb von vier Wochen
• Ergänzung der Personalakte nach Übergabe

Kündigung durch den Arbeitgeber

Bei Kündigungen durch LOGICHECK sind die rechtlichen Rahmenbedingungen besonders eng gefasst. Es wird zwischen betriebsbedingten, personenbedingten und verhaltensbedingten Kündigungen unterschieden. Verhaltensbedingte Kündigungen setzen voraus, dass schwerwiegende Gründe vorliegen und der Mitarbeiter zuvor abgemahnt wurde. In jedem Fall ist die Geschäftsführung frühzeitig einzuschalten, insbesondere bei grobem Fehlverhalten. Gespräche mit betroffenen Mitarbeitern werden stets von zwei Unternehmensvertretern geführt (in der Regel Vorgesetzter und Geschäftsführung).

Die Geschäftsführung entscheidet, ob ein Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzugezogen wird.

Ablauf

• Erstellung des Kündigungsschreibens durch die Geschäftsführung (ggf. nach anwaltlicher Abstimmung)
• Persönliche Übergabe an den Mitarbeiter durch Geschäftsführung oder Bereichsleitung
• Schriftliche Dokumentation von Resturlaub und Überstunden
• Information des Lohnbüros und Anpassung der Daten in HeavenHR

Sofortige Freistellung

Bei sofortiger Freistellung wird kurzfristig ein Termin zur Rückgabe aller Arbeitsmittel vereinbart. Die IT sperrt unverzüglich sämtliche Zugänge. Die E-Mail Adresse in Heaven wird auf „blu.com111“ geändert, um diese ungültig zu machen, sodass nachträglich kein Login mehr für Ehemalige möglich ist. Nach Abschluss des Prozesses wird ein Arbeitszeugnis erstellt, durch die Geschäftsführung freigegeben und per Einschreiben versendet.

Interne Kommunikation

Das Ausscheiden eines Mitarbeiters wird intern wertschätzend im Blog kommuniziert (Vorlage). Die Meldung erfolgt durch Geschäftsführung oder Vorgesetzten und enthält das Austrittsdatum. Dienstleister oder Kunden werden bei Bedarf ebenfalls informiert.

7.3 Letzter Arbeitstag

Der letzte Arbeitstag ist klar strukturiert und wird von der Teamassistenz vorbereitet. Der Mitarbeiter erhält im Vorfeld eine schriftliche Information über alle notwendigen Schritte (Vorlage vorhanden).

7.3.1 Rückgabe von Equipment und Leistungen

• Rückgabe von Notebook, Bildschirmen und weiteren IT-Geräten an die IT
• Markierung der Geräte als „verfügbar“ in HeavenHR
• Rückgabe des RFID-Chips an die Teamassistenz; Dokumentation in der Chipliste
• Abmeldung laufender Verträge (bKV, bAV, JobRad) durch die Teamassistenz
• Rückgabe der Gothaer-Versicherungskarte
• Rückgabe von Arbeitskleidung, Dienstfahrzeugen und Tankkarten

Für Dienstfahrzeuge wird ein Rückgabeprotokoll (Vorlage to do) erstellt, das den Zustand dokumentiert. Eventuelle Schäden oder fehlende Teile werden dort vermerkt. Nach Abschluss der Rückgabe erhält der Mitarbeiter eine schriftliche Bestätigung (Vorlage to do), dass alle Gegenstände vollständig zurückgegeben wurden.

7.3.2. Deaktivieren von Zugängen

Alle digitalen Zugänge (z. B. LIZ Booking, E-Mail, HeavenHR, interne Systeme) werden am letzten Arbeitstag durch IT und Teamassistenz deaktiviert.

7.3.3. Anpassung interner Unterlagen

Die Teamassistenz aktualisiert das Teamchart und informiert Marketing über notwendige Änderungen im Blog. So bleiben Verantwortlichkeiten transparent.

7.3.4 Datenschutz

Zum Abschluss prüft die IT die DSGVO-konforme Löschung personenbezogener Daten, um sicherzustellen, dass diese nicht weiterverarbeitet werden.

Damit ist der Offboarding-Prozess abgeschlossen und das Arbeitsverhältnis formal beendet.

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